PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

 A.           Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan

Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan. Kadang kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi ini tidak penting pada beberapa pelanggan atau organisasi. Pengisian pesanan adalah fungsi utama dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Pesan dibuat ketika seorang pelanggan meminta barang atau jasa dari suatu perusahaan.

            Permintaan informasi

                        Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu permintaan dari pelanggan atau permintaan suatu quatation. QUATATION  adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk harga,ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanan potensialnya. Suatu permintaan informasi mirip dengan Quatation, tetapi permintaan informasi tidak berisi informasi pengiriman.

            Pembuatan kontrak

                        Beberapa perusahaan memerlukan kontrak (perjanjian legal) yang disiapkan sebelum menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Kadang kala perjanjian kontrak ini tidak diperlukan oleh perusahaan. Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengiriman. Kontak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut Blanket Order.

            Memasukkan pesanan

                         Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Dokumen yang berbeda atau sama akan disiapkan ketika pelanggan meminta pengiriman barang yang sudah dirincikan dalam kontrak. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Sistem Informasi enterprise resource planning memungkinkan inplementasi prosedurr penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.

             Pengiriman

                        Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Dokumen delivery diproses untuk menyaipak jadwal (daftar kerja) pengiriman. Jadwal didasarkan pada tanggal pengiriman yang diminta oleh pelanggan. Barang yang dikeluarkan dari persediaan pengiriman memerlukan dokumen pengambilan pesanan, pengepakan pesanan dan posting pengiriman. Pengambilan pesanan mencakup proses memilih barang dari pabrik atau gudang sesuai dengan pesanan. Pengepakan barang mencakup ,menyiapkan barang sampai ke kendaraan angkutan yang membawa sampai ke pelangggan.

             Penagihan

                        dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan diifakturkan. ERP membuat banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen pesanan penjualan pelanggan atau dokumen delivery pelanggan.

            Ilustrasi ERP

                        Sistem ERP mampu menyiapkan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pelanggan.  Bagian ini akan membahas secara ringkas data yang disimpan dan diproses dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan dengan menggunakan SAP R/3.

             Record master pelanggan

                        Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkiatan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi dalam record master pelanggan digunakan dalam proses pesanan penjualan.

SAP R/3 Membutuhkan 4 macam record master;

a.       Reccord penjualan ke pelanggan

b.      Record pengiriamn ke pelanggan

c.       Record penagihan ke pelanggan

d.      Record pembayaran pelanggan.

Field data

            Kebanyakan input dikodekan dengan angka. Pengguna menekan tombol return jika isi layar sudah dilengkapai dan untuk melihat layar.  Layar input create customer pada input fasilitas R/3 menggunakan list box dan fasilitas prncarian. List box digunakan oleh pengguna untuk memilih item dari daftar yang ada. Fasilitas pencarian yang memungkinkan pengguna memasukan kata atau frase R/3/ akan menemukan kode yang dibutuhkan.

Berikut ini beberapa data yang ada pada layar Create Customer :

a.       Initial Screen

b.      Customer address

c.       Control data

d.      Marketing

e.       Payment transaction

f.       Uploading points

g.      Foreign trade

h.      Contact person

i.        Account management

j.        Payment transaction

k.      Correspondence

l.        Incurance

m.    Sales

n.      Shipping

o.      Billing

p.      Taxes

q.      Output

r.        Partner function

Pelanggan satu-waktu

          Karena kompleks proses pembuatan record master pelanggan, R/3 memungkinkan untuk membuat record master tunggal secara dummy  untuk pelanggan satu-waktu (one-time customer) atau pelanggan yang tidak rutin. Semua pelanggan melalui record satu-waktu. Record master mempunyai informasi minimum. Hanya layar address,sales,shipping,billing,taxes,dan output create customer yang perlu dilengkapi. Untuk layar tersebut hanya field yang akan diaplikasikan untuk semua pelanggan yang menggunakan record ini yang perlu dimasukkan. Proses ini mengamankan masalah dalam pembuatan record rinci untuk pelanggan satu waktu.

STANDAR PEMROSESAN PESANAN PADA SAP R/3

          Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar pesanan umum diterima melalui telpon,fax,bagi penjualan atau voice mail. Pertama-tama diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika ada quotation maka pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai harga, jumlah,dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta,tanggal penyerahan,dsb).

          Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses dokumen delivery dibuat R/3 menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan.

Membuat  pesanan penjualan

            Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat menyalin informasi dari record master kedalam pesanan penjualan,jika diperlukan.

Create sales order ; layar awal.

            Layar ini digunakan untuk memasukkan informasi untuk wilayah penjualan. Ada 3 field yang harus ada.

1.      Field organisasi penjualan mengidentifikasikan unit yang bertanggung jawab terhadap penjualan.

2.      Field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan seperti penjualan langsung,eceran atau penjualan besar.

3.      Field kode divisi digunakan untuk mengidentifikasi satu subgroup dalam organisasi penjualan.

Layar create sales order.

            Layar ini punya dua bagian

1.      Header dokuman dan wilayah untuk data item,Header dokumen brisi field untuk item yang menjelaskan seluruh pesanan.

2.      Field sold to party mengumpulkan kode pelanggan. Nomer pesanan pembelian pelanggan dimasukkan ke dalam field nomor pesanan pembelian.

Fitur database

            Setiap aktifitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan-quatation,pesanan,pengiriman,faktur dan sebagainya-menghasilkan suattu dokumen. Fitur arus dokumen pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak dokumen dokumen tersebut.

B.  Pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisahkan dalam suatu proses bisnis.

Memasukkan pesanan

            Fungsi memasukkan pesanan (order entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan,harganya dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama,alamat pengiriman dan jika diperlukan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan akan dikirimkan kepadapelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan sedang dalam proses.

Kredit

             Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya di verifikasikan terlebih dahulu ke bagian pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum atau khusus. Unuk pelanggan baru pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.

Barang jadi

            Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui.

Pengiriman

            Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara independen karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order entry dan disetujui oleh fungsi kredit.

Penagihan

            Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran untuk jumlah kuantitas yang dikirimkan,biaya angkut(jika ada) dan pajak (jika ada) . faktur dikirim ke pelanggan.

 Piutang dagang dan buku besar

            Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi . bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodic mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan.

C.  Proses bisnis manajemen akun pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening, bagian ini membahas secara singkat proses bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran pelanggan.

Piutang dagang

            Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening,karena kebanyakan bisnis dilakukan secara kredit,pitang dagang sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.

            Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu

1.      Proses open item dan

2.      Proses balance forward

Pada pemrosesan open item pencatatan terpisah dikelola pasa sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan,jika pembayaran pelanggan diterima maka akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan balance forward  pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu. Banyak bisnis menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing plan.  Dimana rekening piutang dagang dibagi secara alphabet atau berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah mendistibusikan laporan yang disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan.

D.  Pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang

Penerimaan kas

            Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kasir,piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan.

Penagihan

            Faktur,memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya di rutekan ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan . hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.

Piutang dagang

            Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang, rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit dipostingkan ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran,faktur,dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada.

Kredit

            Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.

Buku besar

            Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.

Retur dan potongan penjualan

            Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak,kekurangan dalam pengiriman,kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah potongan di negosiasikan antara pelanggan dan departeman penerimaan pesanan penjualan(atau penjualnya).

Penghapusan pitutang dagang

            Hal pokok dalam penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang.

E.     Proses bisnis kas yang diterima pada rekening

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berasal dari pengiriman surat atau dibayarkan seseorang ke kasir pusat atau cash window. Hal pokok yang  yang di ilustrasikan adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut:

a.       Mailroom

b.      Penerimaan kas

c.       Piutang dagang

d.      Buku besar

e.       Bank

f.       Audit internal

F.     Proses bisnis penjualan tunai

Perbedaan  signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Supervise bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Supervise langsung dari pekerjaan klerikal merupakan hal yang biasa dilakukan seperti dalam mailroom dimana penerimaan kas dibuka. Teknik supervise mencakup penggunaan profesional shooper,yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.

Teknik imprest digunakan untuk menendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama tetapi biasanya kurang akurat yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas kecil.  Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya. Pengendalian persediaan pada penjualan ini diaplikasikan dengan mengunakan metode laba kotor atau metode analisis penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan. Walaupun pengendalian seperti ini tidak begiru efektif untuk menghilangkan kemungkinan manipulasi namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.